Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan beroperasi dalam batas toleransi yang telah ditentukan.
Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut:
- Suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap. Hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
- Suatu ukuran prestasi aktual.
- Suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
- Suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
- Suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.
- Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
- Berorientasi pada transaksi.
- Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
- Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).
Kontrol Proses Pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan:
- Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS
- Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
- Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
- Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
- Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
- Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
- Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
Kontrol Desain Sistem
Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
Permulaan Dokumentasi Sumber
- Perancangan dokumentasi
- Pemerolehan dokumentasi
- Kepastian keamanan dokumen
Kewenangan
- Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa.
Pembuatan Input Komputer
- Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses.
Penanganan Kesalahan
- Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry.
Penyimpanan Dokumen Sumber
- Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.
Kontrol Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area:
Struktur organisasional
- Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
Kontrol perpustakaan
- Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.
Pemeliharaan Peralatan
- Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.
Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
- Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang komputer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.
Perencanaan disaster
- Rencana Keadaan darurat, prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan.
- Rencana Backup, rencana ini menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
- Rencana Record Penting, rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.
- Rencana Recovery, rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi dan pasokan-pasokan.
No comments:
Post a Comment